Tu auxiliar administrativo
Cubre a el que cobra, factura y calcula.
- Sales con
- Quién te debe y desde cuándo, los recordatorios de cobro, las facturas y los cálculos repetitivos que hoy alguien hace a mano.
- Traes
- Cómo cobras y facturas hoy, paso a paso, y en qué punto se atora.
Las láminas
El auxiliar administrativo: quién te debe y desde cuándo, los recordatorios de cobro, y los cálculos y cruces de hojas que hoy alguien hace a mano — bajar pedidos, cuadrar el depósito real contra la venta, cruzar inventario y mandar a producción. Más la ficha por cliente, para que no se pierda el contexto de cada uno.
La guía
El ejemplo salió de las uno a uno de la semana. Un negocio tenía todo regado: una hoja con los pedidos, otra con el inventario, otra que se imprime y se va a producción. Alguien lo cruzaba a mano cada semana. Lo que se hizo fue escribirlo todo en un documento de texto que tu Claude lee y ejecuta: baja los pedidos, cuadra, cruza y arma la orden del día solo.
Lo importante no es ese caso, es el patrón: si tienes números importantes viviendo en varias hojas, este auxiliar les pone orden. Tú le dices dónde vive cada cosa y qué significa, y él hace el cruce.
Dos cosas que valen por media clase:
Lo que pagó el cliente no es lo que te llegó a ti. Si cobras con una plataforma, hay una comisión de por medio. El control de cuánto vendiste y el control de cuánto dinero te entró de verdad son dos cosas distintas, y el auxiliar te los separa. Para tu flujo de efectivo esa diferencia es todo.
Conecta lo que se deje y lo demás que lo lea. PayPal y Stripe tienen conexión directa. El banco y Mercado Pago no, y está bien que no: piden doble verificación justo porque son más delicados, y no conviene darle a una inteligencia artificial la llave de tu cuenta. Para esos, que lea el número del estado de cuenta, no que entre a tu banca.
Toma el cruce de hojas o la cobranza que más talacha te come hoy y móntalo con tu auxiliar. Siempre sobre una COPIA de tu archivo, nunca sobre el bueno, y un solo renglón a la vez para ir probando. Y agenda tu sesión uno a uno si no la tienes.
Es una sola a propósito. Con tres no se hace ninguna.
Lo que se instaló
Arrástralo al chat sosteniendo Shift y escribe: arma mi ficha de clienteFICHA-DE-CLIENTE.md
Construye contigo una ficha viva por cada cliente: quién es, qué te ha comprado, cómo tratarlo, qué quedó pendiente y qué sabe de él la persona que lo atiende. Vive en tu cerebro, se alimenta sola de tus conversaciones y transcripciones, y no se va con la persona que se va.
Arrástralo al chat sosteniendo Shift y escribe: arma mi guardián de juntas por confirmarJUNTAS-POR-CONFIRMAR.md
Recorre tus conversaciones de trabajo tres veces al día, textos y audios, y encuentra las juntas que se mencionaron pero nadie agendó. Te las deja en el calendario como propuesta, sin invitados y sin bloquearte la hora.
Arrástralo al chat sosteniendo Shift y escribe: arma mis respuestas de un clicRESPUESTAS-DE-UN-CLIC.md
Cuatro veces al día revisa tu WhatsApp de trabajo, grupos incluidos, y encuentra lo que se quedó sin contestar. Te redacta la respuesta con tu forma de escribir y te la manda a Telegram con una liga: la tocas, WhatsApp abre con el texto escrito y solo aprietas enviar.
Arrástralo al chat sosteniendo Shift, junto con el archivo con el que hoy se hace ese trabajo, y escribe: arma mi auxiliarTU-AUXILIAR.md
Convierte el trabajo que alguien hace a mano todos los días (bajar pedidos a un Excel, cruzarlos con el inventario, armar la orden de producción, llenar el formato que se imprime) en uno que sale solo. Se construye un paso a la vez, sobre una copia, y corre una semana en paralelo antes de soltarlo.
Descarga los dos, arrástralos al chat sosteniendo Shift junto con TU-AUXILIAR.md, y escribe: arma mi auxiliarEJEMPLO-PEDIDOS.csv
Los pedidos en línea de un fin de semana del negocio de ejemplo (el de café, granola y miel de la sesión 5), con su forma de pago y lo depositado, más su inventario en dos almacenes. Sirve para practicar con TU-AUXILIAR y CUADRA-TUS-DEPOSITOS si todavía no tienes tus archivos.
Arrástralo al chat sosteniendo Shift, junto con tu lista de cobranza o tu estado de cuenta, y escribe: quién me debeQUIEN-ME-DEBE.md
Arma tu cobranza: quién te debe, cuánto y desde cuándo, cruzado contra lo que ya te pagaron. Te deja los recordatorios en borrador, con tu tono, y la lista de lo que hay que facturar. Nunca manda nada solo ni toca tu banco.
Arrástralo al chat sosteniendo Shift, junto con QUIEN-ME-DEBE.md, y escribe: quién me debeEJEMPLO-COBRANZA.csv
Veintiséis facturas de mayoreo del negocio de ejemplo, de julio a octubre: a quién se le vendió, cuándo vence, cuánto se pagó y cuándo. Sirve para practicar con QUIEN-ME-DEBE si todavía no tienes tu lista.
Arrástralo al chat sosteniendo Shift, junto con tus ventas y el reporte de tus depósitos, y escribe: cuadra mis depósitosCUADRA-TUS-DEPOSITOS.md
Cuadra lo que vendiste contra lo que de verdad te llegó, pedido por pedido. Saca cuánto te cuesta cobrar con cada forma de pago (incluidos los meses sin intereses) y te marca lo que no ha llegado y lo que cobró de más.