Tu auxiliar
administrativo
El trabajo que alguien hace a mano todos los días, saliendo solo.
Lunes 5 de octubre de 2026 · Paul Armenta
Cómo se usa cualquier archivo de hoy
Cuatro pasos, siempre los mismos.
- Entra a portal.paularmenta.com, sección Herramientas
- Descarga el archivo
- Arrástralo al chat de Claude Code sosteniendo
Shift - Escribe la frase que viene en la lámina
De ahí en adelante él pregunta y tú contestas. Si algo truena, copia el texto rojo, pégalo y escribe arréglame esto.
¿Quién ya tiene su reporte en borrador?
Las tres preguntas
Qué se movió, qué deja más dinero y qué hay de raro.
Tu reporte, cuadrado
Número por número contra el que hacías a mano.
Si no cuadró a la primera, vas bien. Lo que no cuadra es lo que te enseña cómo se calcula de verdad.
Jorge, cuatro semanas después
Programas sin internet
Para cada área de la fábrica. Se pasan por USB y nadie se distrae navegando.
Contrata con un audio
Dicta el puesto, le llegan los perfiles filtrados por Telegram. Ya van dos contrataciones.
El live, solo
Los productos se anclan en el minuto exacto del guion de la creadora.
Y aun así, la semana pasada le pegó algo: se fue su auxiliar administrativo.
Cuando se fue,
nos dimos cuenta de todo
lo que hacía a mano.
Jorge, en su sesión uno a uno
Dos horas diarias
de copiar y pegar
Bajar los pedidos, cruzar el inventario, armar la orden. No pide criterio. Pide no equivocarse.
Tres trabajos, tres archivos
Pasa datos
De la tienda o tu sistema a la hoja, al inventario, al formato que se imprime. Es el de hoy.
TU-AUXILIAR
Cobra
Si cobras a crédito o mensualidades: quién te debe y el recordatorio listo.
QUIEN-ME-DEBE
Recuerda
Lo que tu equipo sabe de cada cliente, en una ficha que no se va cuando se va la persona.
FICHA-DE-CLIENTE
¿Cuál es el tuyo?
Vendes en línea
Pedidos a la hoja, inventario, orden de producción. Y tus depósitos.
Cobras servicios
Mensualidades, avances, facturas por emitir. Quién te debe.
Operas en piso
Sucursales, obras, expedientes. El Excel que alguien llena cada día.
Empieza por el que más horas le come a alguien, no por el más fácil.
Así lo hacía la persona
Baja pedidos
De uno en uno, desde el último que quedó.
El depósito
Lo que llega después de comisiones.
Cruza inventario
Lo que hay sale de stock y se descuenta.
Orden del día
Lo que falta pasa al formato de producción.
Se imprime
Y se va a almacén.
Cinco pasos que una persona hacía todos los días a las 8 de la mañana. Los cinco se pueden automatizar. No los cinco de golpe.
Arma tu auxiliar
Arrástralo junto con tu archivo y escribe arma mi auxiliar
.
- Abre el archivo con el que hoy se hace ese trabajo, tal cual
- Arrástralo al chat junto con TU-AUXILIAR.md
- Cuéntale dictando cómo lo hacía la persona, clic por clic
- Si no trajiste el tuyo: Herramientas → EJEMPLO-PEDIDOS.csv y su inventario
Lee el archivo como lo dejó la persona
Negocio de ejemplo · así se ve un Excel heredado
Siempre sobre una copia.
Se llama PRUEBA y el original no se toca la primera semana.
Un paso a la vez
- Un solo paso, con un dato real. El último pedido, no los de la semana
- Lo pones junto al que habría hecho la persona
- Si está mal, lo corriges, y la corrección se queda escrita
- Hasta entonces, el siguiente paso
Una instrucción enorme se equivoca enorme. Y no sabes en qué parte.
Lo que encuentra antes de escribir
Pregunta lo que no sabe. Eso es lo que quieres de un auxiliar nuevo.
Lo de Claude y lo de una persona
| Paso | Quién |
|---|---|
| Bajar los pedidos y llenar las columnas | Claude |
| Calcular el depósito con tu tabla de comisiones | Claude |
| Cruzar contra el inventario de cada almacén | Claude |
| Los cambios que llegan por correo o WhatsApp | Una persona · él los marca |
| Mandarlo a almacén | Una persona lo aprueba |
La orden del día, lista a las 7
- Desde el viernes, si es lunes
- Lo que hay, sale de stock y se descuenta
- Lo que falta, a producción
- Lo que no es venta, para una persona
Una semana en paralelo
- Esta semana, doble trabajo
- A mano y en automático, a la misma hora
- Lo distinto sale en rojo y se resuelve
- Una semana sin diferencias: se suelta
Así pasas de creo que jala a ya lo comprobé.
Que corra a la hora de la persona
- A las 7, con la computadora prendidaSIEMPRE-PRENDIDA
- Te avisa qué quedó y qué revisarTU-TELEGRAM
- Nada sale a almacén, cliente o proveedor sin que alguien lo apruebe
Escríbele: cada mañana a las 7 corre mi auxiliar y avísame por Telegram
¿Excel o Google Sheets?
Pásalo a Sheets si…
Va y viene entre varias personas, o lo llena una rutina. Vive en la nube y se ve sin abrir nada.
Déjalo en Excel si…
Tiene fórmulas y formatos que no quieres rehacer. Se trabaja en tu carpeta y se respetan.
¿Te da igual? Sheets. Una sola conexión y no depende de que tu computadora esté prendida para verlo.
Cobrar de memoria
es cobrar tarde.
Quién te debe
Arrástralo junto con tus archivos y escribe quién me debe
.
- Descarga tu lista de cobranza o el reporte de tu sistema de facturación
- Descarga tu estado de cuenta del periodo: Excel, CSV o PDF
- Ten a la mano un correo de cobro que ya hayas mandado
- Si no trajiste los tuyos: Herramientas → EJEMPLO-COBRANZA.csv
Lo vencido primero, el recordatorio listo
- Ordenado del atraso más largo
- Los pagos parciales, aparte
- Recordatorios en borrador, con tu tono
- Lo que no se puede ligar: por confirmar
Facturar no lo hace Claude.
Prepararlo, sí.
Te arma la lista de lo que hay que facturar, con todos sus datos. Tú la timbras en tu sistema.
Si se va quien lo atendía,
que no se vaya el cliente.
Lo que tu equipo sabe de cada cliente vive en su cabeza y en sus chats. La ficha lo saca de ahí.
Tu ficha de cliente
Arrástralo junto con lo que tengas de ese cliente y escribe arma mi ficha de cliente
.
- Elige un cliente que conozcas bien
- Junta lo que tengas de él: notas, su fila de ventas, un chat, la transcripción de una llamada
- Dile qué te cambia cómo le vendes. Con eso arma tu molde, no uno genérico
- Si son cientos: pídele el formulario de cinco preguntas → Herramientas
Lo que hoy solo sabe una persona
| La ficha sabe | Ejemplo · Hotel Real del Centro |
|---|---|
| Cuánto y cada cuánto compra | 12 kg de café cada 15 días |
| Su trato especial | 8% de descuento y pago a 30 días |
| Lo que quedó pendiente | Muestra de café de olla para su sucursal nueva |
| Lo que lo tiene molesto | El retraso de agosto. No volver a fallarle en entrega |
La prueba: alguien que nunca lo ha atendido abre la ficha y sabe con quién habla. Se alimenta de transcripciones y chats, no de la memoria de alguien.
Cuánto te cuesta cobrar
- De cada $100, cuánto te llega
- Qué forma de pago sale más cara
- Antes del Buen Fin: cuánto te cuestan los meses sin intereses
- Escribe cuadra mis depósitos con el archivo
Cinco reglas que no se negocian
| Regla | Por qué |
|---|---|
| El banco no se conecta | Descargas el reporte. Mercado Pago guarda tu dinero: se trata como banco. |
| Solo lectura | PayPal y Stripe leen. No mueven dinero. |
| Ningún cobro sale solo | Borrador. Tú lo lees y lo mandas. |
| Lo que no cuadra se marca | No se corrige ni se explica solo. Te pregunta. |
| Si no lo puede comprobar, dice n/d | Un número de dinero inventado es peor que ninguno. |
Lo administrativo que no es dinero
JUNTAS-POR-CONFIRMAR
Las juntas que se mencionaron y nadie agendó, propuestas en tu calendario.
RESPUESTAS-DE-UN-CLIC
Lo que se quedó sin contestar, redactado con tu forma de escribir. Tú aprietas enviar.
Tu proceso,
frente a todos
Un voluntario comparte el Excel que heredó y armamos el primer paso en vivo.
Copia el texto rojo y pégalo
Pégalo en Claude Code y escribe: arréglame esto.
Si prefieres, arrástralo primero y deja que él te guíe.
Tu auxiliar, en paralelo
- Arma tu auxiliar, un paso a la vez, en la copia
- Córrelo toda la semana junto al que se hace a mano
- Arma la ficha de tu mejor cliente
- Anota cuánto tiempo te tomabaSesión 8
- El lunes 12 lo enseñas corriendo, no explicado
Lunes 12 de octubre.
Soltarlo a tu equipo sin que se rompa.
Trae quién hace qué en tu equipo, y qué es lo que no quieres que nadie toque.
Agenda tu sesión uno a uno · Operación Automática · Generación 1 · portal.paularmenta.com